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कैश बुक क्या है – शिविरा

सरकारी लेखांकन में, रोकड़ बही को निजी व्यवसाय लेखांकन की तुलना में अलग तरीके से रखा जाता है। कैश बुक का उपयोग स्कूलों में आने और जाने वाले सभी पैसों का हिसाब रखने के लिए किया जाता है। इसमें ट्यूशन फीस, अनुदान और अन्य भुगतान शामिल हैं। प्रत्येक लेन-देन का सटीक रिकॉर्ड रखने के लिए एक डबल-एंट्री सिस्टम का उपयोग किया जाना चाहिए, जैसे कि आपूर्ति के लिए भुगतान करना, गतिविधि शुल्क चार्ज करना और माता-पिता का क्या बकाया है, इसका ट्रैक रखना। स्कूलों को हर ट्रांजैक्शन को एक यूनिक कोड भी देना होगा, ताकि सभी खरीदारी पर नजर रखना आसान हो सके। कैश बुक यह देखना आसान बनाता है कि कितना पैसा आता है और कितना पैसा जाता है। इससे प्रबंधन को जल्दी से यह पता लगाने में मदद मिलती है कि समग्र रूप से व्यवसाय वित्तीय रूप से कितना अच्छा कर रहा है। जैसा कि हम पहले ही बात कर चुके हैं, अच्छा वित्तीय रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है ताकि स्कूल का लेखा विभाग बजट और खर्च के बारे में अच्छे निर्णय ले सके।

सरकारी स्कूलों में रखी जाने वाली कैश बुक के प्रकार

एक महत्वपूर्ण काम जो सरकारी स्कूल करते हैं वह है कैश बुक रखना। यह स्कूल के अंदर और बाहर जाने वाले पैसे का ट्रैक रखता है, यह सुनिश्चित करता है कि सब कुछ सही है और बाद में उपयोग के लिए विश्वसनीय रिकॉर्ड दे रहा है। एक सरकारी स्कूल में, तीन प्रकार की कैश बुक होती हैं: कैश बुक (स्टेट ट्रेजरी), कैश बुक (स्टूडेंट फंड GA 48), और SDMC/SMC कैश बुक। हर एक के सख्त नियम हैं जिनका पालन यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाना चाहिए कि लेखांकन सही ढंग से किया गया है। इस लेख में विस्तार से बताया गया है कि सरकारी स्कूल की कैश बुक भरते समय किन बातों का ध्यान रखना चाहिए। इन उपायों में से कुछ व्यय, व्यय, प्राप्तियों, भुगतानों और जमाओं की सही गणना कर रहे हैं; विभिन्न निधियों के लिए अलग-अलग खाते रखना; नियमित रूप से शेष राशि की जाँच करना; और भुगतान प्राप्त होने पर किसी भी बकाया ऋण को नोट करना। इन कदमों को उठाकर, छात्र, शिक्षक, माता-पिता और स्कूल की गतिविधियों और वित्त में शामिल अन्य लोग एक-दूसरे के साथ विश्वास बना सकते हैं।

कैश बुक नियम

स्कूलों को अच्छी तरह से चलाने के लिए बहुत अधिक धन की आवश्यकता होती है। भले ही सरकार स्कूलों को पैसा देती है, लेकिन उन्हें छात्रों की फीस, विकास निधि और बैंक चेक जैसी चीजों से भी पैसा मिलता है। जीए 48 राजनीतिक और गैर-राजनीतिक दोनों प्रकार के धन के लेन-देन पर नज़र रखने के लिए एक महत्वपूर्ण लेखा नियम प्रदान करता है। स्टेट मनी ट्रांजैक्शन जीए 48 में रिकॉर्ड किए जाते हैं, जबकि नॉन-स्टेट ट्रांजैक्शन जीए 50 में रिकॉर्ड किए जाते हैं। साथ ही एसवी अकाउंटिंग रूल 1 रूल 48 और 50 के मुताबिक इन दोनों तरह के पैसों को किसी भी तरह से मिक्स नहीं किया जा सकता है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि खाते अच्छी तरह से प्रबंधित हैं और धन स्कूल में सही स्थानों पर दिया जाता है।

छात्र धन और राज्य के पैसे का प्रबंधन करने के लिए रसीद बुक प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। इस रसीद बुक में महत्वपूर्ण जानकारी जैसे स्कूल का बैंक खाता नंबर, पैन नंबर, 80G रजिस्ट्रेशन नंबर और बहुत कुछ होना चाहिए। साथ ही, राज्य निधि के लिए GA 55 की आवश्यकता होती है, जिसे राज्य प्रेस में पाया जा सकता है, और छात्र निधि के लिए GA 56 की आवश्यकता होती है, जिसे शिक्षा विभाग में पाया जा सकता है। इन पुस्तकों का उपयोग करने से पहले, प्रत्येक पृष्ठ की जांच की जानी चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए हस्ताक्षर किया जाना चाहिए कि केवल सही जानकारी लिखी गई है। इससे छात्रों और अन्य लोगों के लिए यह समझना आसान हो जाएगा कि स्कूल अपना पैसा कैसे खर्च करता है।

नियम 45 नियमों की एक लंबी पंक्ति में नवीनतम है कि धन कैसे संभाला जाता है। इसमें कहा गया है कि सरकार को दिया गया कोई भी पैसा किसी कार्यालय के प्रमुख या नौकरी के शीर्षक वाले सरकारी कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित रसीद के साथ आना चाहिए। साथ ही, इन रसीदों पर हस्ताक्षर करने वाले लोगों को यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए कि कैशबुक में सही राशि लिखी गई है। साथ ही, मूल प्रति खो जाने पर प्राप्तकर्ता को डुप्लीकेट रसीद नहीं मिलती है; इसके बजाय, उन्हें एक प्रमाणपत्र मिलना चाहिए। ये कदम यह सुनिश्चित करने के लिए हैं कि भुगतानकर्ता और प्राप्तकर्ता के बीच वित्तीय लेनदेन ईमानदार और भरोसेमंद हैं।

नियम 47 का पालन करते हुए, कैश बुक को दैनिक लेन-देन के साथ अद्यतन और अद्यतित रखना महत्वपूर्ण है। अच्छे रिकॉर्ड रखने के लिए, प्रत्येक लेन-देन के आगे एक छोटा हस्ताक्षर होना चाहिए। एक बार सब कुछ हो जाने के बाद, कैश बुक को एक अधिकारी के हस्ताक्षर और मुहर के साथ-साथ किसी अन्य कर्मचारी से पुष्टि के साथ बंद करने की आवश्यकता होती है। हस्ताक्षर करने से पहले, इस दूसरे कार्यकर्ता को एक प्रमाण पत्र पर एक चेक मार्क भी लगाना चाहिए जो कहता है कि कुल सही है। इस तरह, किसी भी अंतर को जल्द ही ढूंढा जा सकता है और तुरंत ठीक किया जा सकता है।

किसी भी व्यवसाय को सटीक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है, और कैश बुक इसका एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है। पिछली शेष राशि, कुल और शेष राशि की सावधानीपूर्वक जांच करना महत्वपूर्ण है। साथ ही, रोकड़ बही में प्रविष्टियाँ करते समय इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि कटने, ऊपरी लिखने और सफेद स्याही से बचने के लिए, क्योंकि इससे गलतियाँ हो सकती हैं या प्रविष्टियाँ छूट सकती हैं। यदि कोई त्रुटि हो तो उसे लाल स्याही से गलत प्रविष्टि में एक लाइन लगाकर ठीक किया जाना चाहिए और उस पर कार्यालय प्रमुख के हस्ताक्षर करके उसके नीचे तारीख लिखनी चाहिए। ऐसा करने से कैशबुक सही और सुरक्षित रहेगी।

हर महीने यह जानना जरूरी है कि आपके पास कितना पैसा है। यह मासिक रिपोर्ट बनाकर किया जा सकता है कि कितना कैश हाथ में है, जिसे कैश बुक में लिखा जाना चाहिए। साथ ही, नियम 48 के लिए नकदी के सत्यापन का पालन करने के लिए, सरकारी कर्मचारियों को दिए गए किसी भी अल्पकालिक ऋण के लिए नाम और भुगतान की तारीख दी जानी चाहिए। हर महीने के अंत में, कार्यालय प्रमुख को इन शेष राशियों की जांच करनी चाहिए, प्रमाण पत्र पर हस्ताक्षर करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे सही हैं। इन कदमों को उठाकर, यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि उनका पैसा सुरक्षित है और सही तरीके से देखा जा रहा है।

प्रत्येक माह कार्यालय प्रमुख औचक निरीक्षण करेंगे कि रोकड़ बही में कितना पैसा है तथा अन्य संबंधित अभिलेख। सरकारी कर्मचारियों को पेशगी देते समय सटीक रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सुरक्षित है, कार्यालय के अध्यक्ष या आहरण वितरण अधिकारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैंक में कोई अतिरिक्त पैसा जमा हो। यह सुनिश्चित करता है कि सभी फंडों का हमेशा सही तरीके से हिसाब किया जाता है। यह जवाबदेही और मन की शांति दोनों देता है।

चपरासी को बैंक में कोई पैसा लेने या लाने की अनुमति नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए है कि पैसे का लेनदेन सुरक्षित है। इसकी अनुमति केवल तभी दी जाती है जब कोई अन्य विकल्प न हो और एक स्थायी कर्मचारी को एक विश्वसनीय उपाय के रूप में सावधानी से चुना गया हो। नियम 52 यह भी कहता है कि नकदी रखने वाली अलमारी या लॉकर में दो चाबियां होनी चाहिए, एक प्रभारी व्यक्ति के लिए और एक कार्यालय प्रमुख के लिए। यह कर्मचारियों को सुरक्षित रखने के लिए है। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी वित्तीय लेनदेन सुरक्षित हैं, तो नियम 53 का अक्षरशः पालन किया जाना चाहिए।

अन्य उपयोगी अंक

दोहरा भुगतान करने से बचने के लिए, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि भुगतान किए गए वाउचर को एक स्टैम्प के साथ रद्द कर दिया गया है जिस पर “भुगतान रद्द” लिखा हुआ है। साथ ही, वाउचर पर एक पास ऑर्डर लिखा होना चाहिए और एक निश्चित राशि के लिए भुगतान स्वीकृत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, “छात्र निधि” या “विकास निधि” के लिए व्यय के प्रत्येक बिल पर वाउचर संख्या लिखी जानी चाहिए। साथ ही यह भी सलाह दी जाती है कि जब नकदी की जरूरत हो तो उसे केवल बैंक से ही निकाला जाए और कोई अतिरिक्त पैसा वहीं छोड़ दिया जाए। यह प्रक्रिया चोरी या धोखाधड़ी जैसी चीजों को गलत होने से रोकने में मदद कर सकती है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि पुस्तकों को सही ढंग से रखा गया है, अध्यक्ष और सचिव दोनों के पास विकास निधि, या एसडीएमसी के बैंक खाते तक पहुंच है। इसका अर्थ यह है कि किसी भी नकद लेन-देन के वैध होने के लिए रोकड़ बही में राष्ट्रपति और सचिव दोनों की मुहर होनी चाहिए। इसके अलावा, जब एक बिल वाउचर का उपयोग किया जाता है, तो उस पर एक तारीख की मोहर होनी चाहिए और इसकी सामग्री को स्टोरकीपर के रजिस्टर में पूरी तरह से दर्ज किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ स्पष्ट और सही है। यह संपूर्ण प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि सभी SDMC/विकास निधि गतिविधियाँ खुली और ईमानदार हों।

एक सफल व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा आपके पैसे पर नज़र रखना है। एक कैश बुक आपको ऐसा करने में मदद कर सकती है। जब रोकड़ बही अंतिम पृष्ठ तक भर जाती है, तो उस पृष्ठ पर सभी सेवा विवरण लिखे जाने चाहिए, और यह बताते हुए एक प्रमाण पत्र कि रोकड़ बही संख्या सही है, एक नई या मौजूदा रोकड़ बही के पहले खाली पृष्ठ पर लिखा जाना चाहिए पृष्ठ 1 से 100 तक क्रमांकित हैं। इसलिए, प्रमाण पत्र को कार्यालय के प्रमुख और इसके प्रभारी क्लर्क दोनों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि वित्तीय रिकॉर्ड हमेशा सही हैं!

Divyanshu
About author

दिव्यांशु एक प्रमुख हिंदी समाचार पत्र शिविरा के वरिष्ठ संपादक हैं, जो पूरे भारत से सकारात्मक समाचारों पर ध्यान केंद्रित करता है। पत्रकारिता में उनका अनुभव और उत्थान की कहानियों के लिए जुनून उन्हें पाठकों को प्रेरक कहानियां, रिपोर्ट और लेख लाने में मदद करता है। उनके काम को व्यापक रूप से प्रभावशाली और प्रेरणादायक माना जाता है, जिससे वह टीम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन जाते हैं।
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