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| On 1 month ago

ई-मेल कैसे लिखा जाता हैं - (Email Kaise Likhe)

ईमेल लिखना (Email Kaise Likhe) आजकल काफी लोगों के लिए दैनिक कार्य हो गया है लेकिन कई लोगों को आजतक सही मेल लिखना नहीं आता हैं या ईमेल के सभी Features के बारे में पता नहीं हैं जिस कारण से सही तरीके से ईमेल नहीं भेज पते हैं अतः इस Post में बताया जायेगा की आप किस प्रकार से सही मेल लिख सकते हैं और ईमेल के सभी Features का प्रयोग कर सकते हैं |

ईमेल क्या है (What Is Email) -

ईमेल या इलेक्ट्रॉनिक मेल, इंटरनेट द्वारा कंप्यूटर, मोबाइल या अन्य किसी उपकरण की सहायता से अपनी बात को किसी और तक पहुंचाने का तरीका हैं | ईमेल भेजने के लिए Sender और Receiver दोनों के पास ईमेल एड्रेस का होना आवश्यक हैं | पहले के समय में जिस प्रकार लोग Communication के लिए डाक का प्रयोग करते थे अब उसका आधुनिकरण हो गया हैं और लोग डाक की जगह अब ईमेल का प्रयोग करने लग गए हैं |

ईमेल कैसे लिखें (Email Kaise Likhe) -

आज के समय में आप किसी भी Office में काम करते है/खुद का कोई Business कर रहे हैं तो आपको हमेशा काफी Emails आते रहते होगे। लेकिन आप सही तरीके से मेल नहीं लिख पाने के कारण सामने वाली Party/Person के सामने अपना Impression खराब कर देते हैं और जो कहीं न कहीं आपके काम पर भी प्रभाव डालता हैं | यदि आप किसी Company में नौकरी के लिये आवेदन दे रहे है तो भी आपको अपने Resume को Email के द्वारा ही भेजना होता है। अतः आप भी अब तक सही तरीके से ईमेल लिखना नहीं जानते हैं तो यह Article आपके लिए बहुत ज्यादा Useful होने वाला हैं |

ईमेल में Subject कैसे लिखें (How to Write Subject in Email)-

Email का Subject आपको हमेशा ध्यानपूर्वक लिखना चाहिए क्योंकि Email का सबसे जरूरी हिस्‍सा होता है उसका Subject (विषय) जब कोई अपना Mail Box देख रहा होता है तो उसके सामने काफी ज्यादा संख्या में Emails आये हुए होते हैं और उसको उन सब Mails का Subject दिखाई देता हैं अतः आप Subject ढंग से लिखेंगे तो देखने वाले को पता चल जायेगा की यह मेल किसके बारे में है और उसके लिए कितना जरुरी हैं। अगर आप किसी Known को मेल कर रहे हैं तो अलग बात हैं लेकिन आप किसी Company को Email कर रहे है जिनको दिन में हजारो Emails आते है, तब आपके ईमेल का Subject सही तरीके से लिखा होना बहुत ज्यादा जरुरी हो जाता हैं।

कुछ जरुरी बातें जो ई-मेल लिखते समय विशेषकर ध्यान में रखनी चाहिए-

  • Mail के Subject को बहुत ज्यादा बड़ा न रखें- ईमेल के Subject को ज्यादा से ज्यादा 50-60 Alphabets Count रखना हैं क्योंकि Computer पर अगर कोई email check कर रहा है तो उसको लगभग 50-60 alphabets से बड़ी subject line नही दिख सकती और mobile पर
    20-30 अक्षरों से ऊपर नही दिख सकती। तो subject को छोटा ही रखना चाहिये, फालतू की चीजों को Subject में Include नहीं करना चाहिए | जैसे कि- यदि आप किसी जॉब के लिए Apply कर रहे तो आपको Simply Subject रखना हैं Job Application For (Job Post).
  • Subject का पहला Word ही ऐसा हो की Mail का Objective पता चल

ईमेल कैसे लिखें (How to Write Email in hindi)-

हमनें बढि़या सा subject लिख कर अपने Email को खुलवा तो लिया लेकिन अदर भी कुछ काम का लिखा होना चाहिये। अगर आप काम की बात लिखना चाहते है तो एक Bussiness professional की तरह Email लिखा होना जरूरी है।
जब आप किसी काे मिलते है तो सबसे पहले “Hello” या “Hi” बोलते हो ना। यहॉं भी सबसे पहले यही करना है।
अगर आप किसी ऐसे व्‍यक्ति को Email भेज रहे है जिसकाें आप जानते नही तो आप email की शुरूआत इस प्रकार कर सकते है।

Hello Mr Harjeet
Dear Mr Ratan
Dear Sir/Madam (अगर आप जानते नही कि Email किसको जायेगा)
अगर आप उस व्‍यक्ति को थोड़ा बहुत जानते हो तो आप ये लिख सकते है।
Hello Jony

Dear Anjali
और अगर आप उस व्‍यक्ति को अच्‍छी तरह से जानते हो तो और वो आपसे छोटा है तो आप उन्‍हें “Hi Rahul” लिखकर Email की शुरूआत कर सकतेे है

ईमेल कैसे लिखे टिप्स ( How to Write Email)-

  • Email को हमेशा सही ईमेल पते पर भेजें। इसलिए रिसीवर के पते को दोबारा जांचें। यदि आप गलत ईमेल पता भरते हैं तो योग्य रिसीवर को ईमेल प्राप्त नहीं होगा।
  • हमेशा एक योग्य प्रारूप में ईमेल लिखें। मुख्य सामग्री हमेशा आपके विषय से संबंधित होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपको निमंत्रण भेजना है, तो निमंत्रण का विवरण और कार्यक्रम का विवरण लिखें।
  • ईमेल लेखन के दौरान एक सैल्यूटेशन लिखना होगा। यह ईमेल प्रारूप पर एक अच्छा प्रभाव पैदा करेगा।
  • इसके अलावा, Englsih में लिखे ईमेल के Grammar पर ध्यान दें।और आसान शब्दों में ईमेल बढ़ाना। ताकि पाठक को समझने में आसानी हो।
  • Email लिखने के बाद, अपनी हस्ताक्षर लाइन लिखें। जिसमें आप अपना नाम लिख सकते हैं।

ईमेल का फॉर्मेट किस प्रकार होता है ( Format Of Email Writing)-

  • From -Email id के माध्यम से ईमेल भेजे जाते हैं। इसके अंदर आपको अपनी ईमेल id डालनी है
  • To- यहां पर आपको सामने वाला की ईमेल id डालनी है | जिसको आपको ईमेल भेजना है उसकी ईमेल id यहां डाले |
  • CC-जब आप एक ही ईमेल 2 या अधिक ईमेल पते पर भेजना चाहते हैं तो CC का उपयोग किया जाता है। मतलब आप एक से अधिक रिसीवर को एक ही संदेश भेजने के लिए CC का उपयोग कर सकते हैं।
  • BCC -BCC का अर्थ होता है ब्लाइंड कार्बन कॉपी। CC की तरह ही इसका भी उपयोग एक से ज्यादा लोगो के मेल भेजने के लिए किया जाता है। लेकिन BCC में लिखा हुआ ईमेल एड्रेस, To में और CC द्वारा ईमेल प्राप्त करने वाले BCC का ईमेल एड्रेस नहीं देख सकते।
  • Subject (विषय ) -आप ईमेल किसलिए लिख रहे हैं, आपको उसका विषय लिखना होगा। जिससे reciever को पता चले आपने किस विषय पर ईमेल भेजा है |
  • अभिवादन -एक अनौपचारिक पत्र में, अभिवादन का अधिक उपयोग किया जाता है। अगर आप अपनी बहन को ईमेल लिख रहे हैं तो आप एक प्यारी बहन लिख सकते हैं
  • मुख्य सामग्री-मुख्य सामग्री में, आपको एक विस्तृत विषय लिखना होगा। परिचय, बात और निष्कर्ष मुख्य सामग्री में शामिल हैं।
  • Attachment-यहां आप Pdf File , छवि, या अन्य दस्तावेज (Documents) संलग्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने किसी पाठ्यक्रम की पीडीएफ फाइल डाउनलोड की है, तो आप इसे ईमेल में संलग्न कर सकते हैं और इसे अपने मित्र को भेज सकते हैं।
  • Signature-आखिरी में, हस्ताक्षर लाइन लिखना आवश्यक है। अपने विश्वास की तरह और आप अपना नाम लिख सकते हैं।


प्रोफेशनल मेल कैसे लिखें (How To Write Professional Email In Hindi) -

Job , Internship ,Loan Grant के लिए अप्लाइ कर रहे हों या फिर बिजनेस और जॉब से जुड़ा कोई संवाद कर रहे हों, Email Communication का महत्वपूर्ण हिस्सा बन चुके हैं। सोशल रिसर्च फर्म, आईपीएसओएस पब्लिक अफेयर्स के रिसर्च के मुताबिक दुनिया भर में 85 प्रतिशत लोग ईमेल के जरिए ऑनलाइन कनेक्टेड हैं। अगर हम जॉब इंडस्ट्री की बात करें तो बेहतर Email राइटिंग स्किल्स आपको अपने समकक्ष प्रोफेशनल्स से आगे कर देती हैं। ईमेल लिखने के दौरान कुछ महत्वपूर्ण बातों का ख्याल रखना जरूरी है खासकर जब आप एक प्रोफेशनल मेल लिख रहे हो | इस आर्टिकल में हम आपको बताएंगे प्रोफेशनल मेल किस प्रकार लिखा जाता है
Professional Email लिखने के लिए बेहतरीन 10 Tips _

1) ( Email id Must Be Correct) (स्पष्ट हो ईमेल आईडी)-सबसे जरूरी चीज़ है, अपना खुद का सही ईमेल आईडी बनाना क्योंकि यही आपकी प्रोफेशनल इमेज दर्शाता है। यह जरूरी है कि आपका ईमेल आईडी आपकी प्रोफेशनल योग्यता को दर्शाए, लेकिन सामान्य तरीके से। इसके लिए आप अपना पूरा नाम या फिर इनिशियल्स या प्रोफेशन से जुड़े शब्द काम में ले सकते हैं।
2 ) Keep Short Dont Overwrite ( जितना हो सके ईमेल को छोटा रखने की कोशिश करे )-किसी भी प्रोफेशनल ईमेल को लिखते वक़्त ये ध्यान रखिये की उस ईमेल को लिखना कितना आवशयक है ।आज के दौर में हर किसी को डेली बहुत ईमेल से डील करना पड़ता है और हर व्यक्ति के पास समय की कमी है। तो आपका मेल लिखना कितना महत्वपूर्ण है ये ज़रूर सोचिये किसी भी मेल को लिखने से पहले। अगर आपका मेल लिखना महत्वपूर्ण है तो उस मेल में सिर्फ उतनी ही जानकारी रखिये जितनी ज़रूरी है।
आपकी मेल पढ़ कर समझ आना चाहिए की आप क्या मैसेज कम्यूनिकेट करना चाह रहे है। अगर आपका मैसेज बड़ा है तो आप अपने मेल मैटर को बुलेट्स और पैराग्राफ्स में डिवाइड कर दीजिये। इससे पड़ने वाले को आपकी बात समजने में आसानी होगी। कोशिश कीजिये जितना हो सके छोटा रहे ईमेल ताकि सामने वाला आपकी बात आसानी से समझ सके |
3)Meaningful Subject Line

( विषय जरूर लिखे )-आपकी ईमेल की सब्जेक्ट लाइन एक दम सही होनी चाहिए जिससे सामने वाला आप किस विषय में बात करना चाहते आसानी से समझ सके ।अगर आप खाली सब्जेक्ट मैटर के साथ ईमेल भेजेंगे तो हो सकता है की आपका ईमेल एक स्पैम समज कर इगनोर कर दे ।आपका सब्जेक्ट मैटर इफेक्टिव और इन्फोर्मटिवे होना चाहिए। उदाहरण के लिए:अगर आपको Weekly मीटिंग की ईमेल भेजनी है तो आपका सब्जेक्ट लाइन सिर्फ मीटिंग नहीं होना चाहिए। उससे कुछ clear नहीं हो रहा आपका सब्जेक्ट मैटर इस प्रकार होना चाहिए Weekly meeting 12 am अगर आपको बहुत छोटा मैसेज कन्वेय करना है अपनी ईमेल में जो कि सब्जेक्ट मैटर में ही आ जायेगा तो आप लास्ट में "EOM" शब्द ज़रूर इस्तेमाल कीजिये EOM मतलब End of Messagel इसका मतलब है की आपको मेल ओपन करने की जरूरत नहीं है। मैसेज सिर्फ इतना ही है। लेकिन EOM सिर्फ उन्ही के लिए इफेक्टिव है जिन्हें EDM का मतलब पता हो।
4 )Never mix the matter in Email ( विषयो को अलग अलग रखे )अगर आपको किसी व्यक्ति को दो अलग विषय पर बात कम्यूनिकेट करनी है तो दोनों बातों को एक ही ईमेल में मत भेजिए । दोनों की अलग अलग मेल भेजिए दो अलग अलग मेल भेजने से सामने वाला आपकी बात को अच्छे से समझ सकेगा |।उदाहरण के लिए:अगर आपको आपके सहकर्मी से कोई रिपोर्ट मांगनी है और उसे किसी मीटिंग के लिए भी बुलाना है तो दोनों पर्पस के आपको दो अलग अलग मेल भेजनी चाहिए। इससे मेल RECIEVER के लिए बहुत ही आसान हो जायेगा। इसलिए हमेशा एक ही ईमेल में अलग अलग विषयो पर बात न करे |
5) Start with greetings: (ग्रीटिंग से शुरुआत करे )अगर आप अपनी मेल को पर्सनलाइज करके लिखेंगे और ग्रीटिंग से स्टार्ट करेंगे तो इसका बहुत ही पॉजिटिव इम्पेक्ट आता है। पहली बात तो ये की रिसीवर को एक अच्छी फीलिंग आती है, उसे लगता है की आपने मेल सिर्फ उसी को भेजी है ऐसा नहीं की एक जनरल सा मेसेज सबको कॉपी किया हो और ग्रीटिंग से पता चलता है की आपकी कितने बिजनेस एटिकेट्स है और आपका इम्प्रेशन बहुत अच्छा जायेगा।
6 )Attachments: ( अटैचमेंट को सही से लगाए )-अगर आप मेल में अटैचमेंट भेजना चाहते है तो ध्यान रखिये की आपने अटैचमेंट मेल में अटैच्ड कर दी हो।कई बार ऐसा होता है की लोग Mention तो कर देते है की Please find attached here with लेकिन फाइल अटैच करना भूल जाते है। तो इस बात का ध्यानs रखे की आपने फाइल अटैच कर दी हो और अटैचमेंट तभी अटैच करे जब ये जरूरी हो और आपकी अटैच्ड फाइल की एक Summary अपनी मेल मेटर में जरूर रखिये अगर आपकी अटैचमेंट वाली फाइल में ज्यादा मैटर नहीं हो तो बेटर है की आप उसे मेल में ही कॉपी
पेस्ट कर दजिये इससे आपके रेसिपिएट का समय और एफर्टस बचेगा जो उसे अटैचमेंट को ओपन करने में लगेगा |
  1. Be careful with your Words ( शब्दों का सही चयन करे ) -जब भी आप एक प्रोफेशनल मेल लिखे उस समय इस बात का ध्यान रखे की आप सही शब्दों का चयन करे | आपकी बात से ही सामने वाला आपकी पर्सनालिटी समझ जाता है | ईमेल लिखते हुए ये ध्यान रखिये जितना हो सके अपने शब्द विनम्र रखे सामने वाले को ऐसा आप रूडली बात कर रहे हो | उदाहरण के तौर पर In case you need a report from your colleague and you Write a mail: Rahul, I need your report by 2 pm today or I will miss my deadline. तो इस मेल को पढ़कर राहुल को लगेगा की रोहन राहुल को आर्डर दे रहा है और एक धमकी( Threat) देकर रिपोर्ट मांग रहा है। इस मेल से राहुल और रोहन के बीच में लड़ाई हो जाने की पूरी पॉसिबिलिटी है |
  2. Perfect Grammar ( बिना गलतियों के ईमेल लिखे )- ईमेल को सेंड करने से पहले देखिये आपने ईमेल सही तरह से तो लिखा है उसमे कोई Grammar की मिस्टेक तो नहीं है अगर कोई मिस्टेक हो तो उससे तुरंत सही करे उसके बाद ईमेल को send करे | अगर आप के ईमेल में बहुत सारी गलतियां होगी तो सामने वाले पर आपका खराब इम्प्रैशन पड़ेगा |
  3. Respond Promptly (समय पर रिप्लाई करे )-कई बार ऐसा होता है की आपने मेल चेक कर ली, पढ़ ली लेकिन आप उस ईमेल का रिप्लाई नहीं कर पाए। तो अगर मेल ऐसी है जिसपर आप टाइम कम होने की वजह से या किसी और वजह से हाथो- हाथ रिप्लाई नहीं कर पा रहे तो आप जनरल सा मैसेज डाल दीजिये जैसे की: "I Got Your Email and I Will Replu Soon" इससे अगर आप बाद में रिप्लाई करना भूल भी गए तो सामने वाला व्यक्ति आपको रिमाइंडर मेल डाल देगा।
  4. Dont use Emoticons ( Emoticons का Use नहीं करे )- जब भी आप किसी को प्रोफेशनल ईमेल लिखे उस समय इस बात का ध्यान दे की आप कोई Emoticons का उपयोग नहीं करे | ऐसा करने पर सामने वाले को लगता है आप उस बात को लेकर Serious नहीं है | इसलिए जब भी आप एक प्रोफेशनल ईमेल लिखे तो Emoticons का प्रयोग न करे |