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Guide Book For Head Masters and Principals

संस्था -प्रधान मार्गदर्शिका

खण्ड -द्वितीय

पार्ट-6

संस्थापन

1. कार्यालय व्यवस्था

सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम 3(1) के अन्तर्गत शिक्षा विभागीय व्यवस्था के अनुसार माध्यमिक एवं उच्च माध्यमिक विद्यालयों, अन्य कार्यालयों के अधिसूचित कार्यालयाध्यक्षों/संस्थाप्रधानों को कार्यालयाध्यक्ष के अधिकार प्रदत किये गये हैं अतः संस्थाप्रधानों/कार्यालयाध्यक्षों को वित्तीय कार्य निष्पादन हेतु महत्त्वपूर्ण भूमिका होती है।

1.1 लिपिकों के लिए कार्य का बंटवारा

क्योंकि समय-समय पर विद्यालयों/कार्यालयों में कार्य व्यवस्था के संचालन हेतु लिपिकीय पदों की स्वीकृति के मानदण्ड बदलते रहे हैं। अतः स्वीकृत एवं भरे हुए पदों के अनुसार जहां तक हो सके कार्य का विभाजन निम्नानुसार किया जाना चाहिए :-

जहाँ कार्यालय सहायक के पद स्वीकृत हैं, संस्था के अधिकारियों/कर्मचारियों के सेवाभिलेख संधारण कार्यालय कार्यो का पर्यवेक्षण, नियन्त्रण, अवकाश दौरान कार्यों की एवज व्यवस्था करना एवं अन्य महत्त्वपूर्ण कार्य जो
संस्थाप्रधान उचित समझे सौपे जाने चाहिए।

वरिष्ठ लिपिक को रोकड़पाल (केशियर) एवं भण्डारपाल (स्टोर कीपर) जैसे महत्त्वपूर्ण व उत्तरदायित्व के कार्य आवंटित किए जाने चाहिए, जिससे लेखा सम्बन्धित समस्त कार्य सम्मिलित हों। जोखिम युक्त कार्यो यथा रोकड, भण्डार
का कार्य आवंटन के साथ फिडिलिटी गारन्टी बान्ड भी संबंधित से मांगे जाने चाहिए जो राज्य बीमा विभाग से जारी होते हैं।

अन्य कम उत्तरदायित्व वाले कार्य जैसे स्कॉलर रजिस्टर, आवक-जावक अनुभाग, टंकण कार्य, आकस्मिक अवकाश लेखा संधारण, कम्प्यूटर कार्य एवं अन्य शेष कार्य कनिष्ठ लिपिक को आवंटित किए जाने चाहिए।

कार्य विभाजन के लिये संस्थाप्रधान को स्वविवेक से कर्मचारियों की संख्या, कार्य क्षमता, कार्य कुशलता कार्य के प्रति लगन एवं विश्वसनीयता के आधार पर कार्य आवंटन, परिवर्तन, परिवर्धन के पूर्ण अधिकार है। अतः श्रेष्ठ कार्य हेतु तद्नुरूप
व्यवस्था की जानी चाहिए तथा एक निश्चित् अन्तराल के बाद कार्य विभाजन में परिवर्तन भी किया जाना चाहिए।

राजकीय माध्यमिक, उच्च माध्यमिक विद्यालयों, अन्य संस्थाओं, कार्यालयों में रोकड़पाल (केशियर) एवं भण्डारपाल (स्टोर कीपर) का कार्य करने वाले कर्मचारियों से राज्य बीमा एवं प्रावधायी निधि विभाग से प्रतिभूति एवं स्वयं
घि पत्र (फिडिलिटी गारन्टी बान्ड) प्राप्त कर राज्य सरकार द्वारा इस कार्य हेतु अधिसूचित विशेष वेतन की स्वीकृति नियन्त्रण अधिकारी से प्राप्त की जानी चाहिए। प्रतिभूति बान्ड एवं बन्ध पत्र को संस्थाप्रधान द्वारा अपने पास सुरक्षा में रखे जाने चाहिए क्योंकि विद्यालयों एवं छोटे कार्यालयों में पदों की कमी होती है। अतः केशियर एवं स्टोर कीपर का कार्य एक ही कर्मचारी से कराया जाना चाहिए।

संस्थाप्रधान के लिए ध्यान देने योग्य बिन्दु-

1. सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम 81 के अनुसार राजकीय राशि के आहरण हेतु केशियर तथा लिंक केशियर को कार्यालय से परिचय पत्र प्राप्त करना चाहिए।
2. केश का कार्य स्थायी, कुशल एवं विश्वसनीय लिपिक को ही दिया जाना चाहिए।
3. संस्थाप्रधान को माह में एक बार रोकड़ की आकस्मिक जाँच करना चाहिए तथा प्रत्येक माह के अन्त में रोकड़ पुस्तिका में अंकित राशि का भौतिक सत्यापन कर प्रमाणित करना चाहिए। (सा.वि.ले.नि. भाग प्रथम नियम 51)
4. संस्थाप्रधान को वर्ष में दो बार कार्यालय निरीक्षण कर कमियों को दूर करना चाहिए तथा लम्बित

कार्यों का समय पर निस्तारण हेतु सीटो में बदलाव भी करना चाहिए।
5. प्राप्त पत्रों को स्वय देख, पालना हेतु निर्देश अंकित करें एवं पत्रों का प्रत्युत्तर भिजवाए।
6. आवश्यक एवं महत्त्वपूर्ण पत्रों/कार्यों की गोपनीयता रखनी चाहिए।
7. राजकीय कार्य/व्यक्तिगत कार्य हेतु विद्यालय/कार्यालय छोड़ने से पूर्व मूवमेन्ट पंजिका में विवरण अंकित करना चाहिए।
8. स्वीकृत बजट का नियमों के अन्तर्गत समुचित उपयोग करना एवं मासिक आय व्यय विवरण निर्धारित तिथि तक नियन्त्रण अधिकारी को प्रेषित करना।
9. समस्त कर्मचारियों को आवंटित कार्यो/प्रकरणों का यथा समय सम्पादन सुनिश्चित् करना।
10. राजकीय व छात्रकोष की राशि के लेन-देन का जमा खर्च नियमित व यथा समय कराना।
11. केशियर के पास डबल लॉक में कम से कम रोकड़ शेष रखना चाहिए तथा डबल लॉक की एक चाबी कार्यालयाध्यक्ष स्वयं अपने पास रखें।
12. निर्धारित तिथि को भेजे जाने वाले रिटर्नस् समय पर भिजवाते हुए पूर्ण जानकारी अपने पास तैयार रखना।
13. चैक बुक, रसीद बुक, मनीआर्डर, बैंकड्राफ्ट, चालान आदि के निर्धारित रजिस्टर संधारित कराना, पे-पोस्टिंग रजिस्टर, एनकेशमेन्ट रजिस्टर, बिल पंजिका, बजट कन्ट्रोल रजिस्टर, चिकित्सा, यात्रा व्यय बिलों की वरीयता रजिस्टर आदि का संधारण सही व समय पर कराना।
14. वित्तीय अधिकारों की सीमा में कार्य करना आदि।
15. प्रत्येक कलेण्डर वर्ष के आरम्भ में कार्मिकों से अपने पर आश्रित सदस्यों को घोषणा पत्र प्राप्त कर पत्रावली में रखना चाहिए।

1.2 कार्यालय पत्रावलियों व अभिलेखों का संधारण

विद्यालयों में निम्नानुसार अभिलेख संधारित करने के निर्देश निदेशालय, प्राथमिक एवं माध्यमिक शिक्षा राजस्थान, बीकानेर द्वारा शिक्षा विभागीय नियमावली- 1997 में दिए गए हैं-(अध्याय-8) माध्यमिक एवं उच्च माध्यमिक विद्यालय।

सामान्य-

आगन्तुक पुस्तिका, अध्यापक डायरी, संस्थाप्रधान का पर्यवेक्षण, कक्षा निरीक्षण, गृहकार्य, रजिस्टर, सेवा इतिहास, सेवा पुस्तिका, सर्विस रोल, स्टाफ उपस्थिति रजिस्टर, कार्यालय निर्देश पुस्तिका, लोग बुक आदि।

वित्तीय-

क्र.सं. अभिलेख का नाम

1. लेखा शीर्षक वार खर्च का हिसाब
2. ऐसे खर्चे का विवरण जिसे स्वीकार कर लिया गया है।
3. केश बुक (राजकीय)
4. केश बुक (छात्र निधि)
5. चैक, बैंक, ड्राफ्ट,मनीआर्डर आदि प्राप्ति रजिस्टर
6. खाता (जहाँ आवश्यक हो)
7. रसीद बुक
8. केश चालानों की पंजिका
9. बिल रजिस्टर
10. कटौतियों का रजिस्टर
11. विशेष वसूलियों का रजिस्टर
12. अधिकारियों/कर्मचारियों के वेतन एवं भत्तों का रजिस्टर
13. वेतन वृद्धि रजिस्टर
14. आहरण अधिकारी द्वारा रखा जाने वाला यात्रा भत्ता रजिस्टर
15. नियंत्रण अधिकारी द्वारा रखा जाने वाला यात्रा भत्ता बिलों का रजिस्टर ।
16. अवितरित वेतन एवं भत्ता रजिस्टर
17. पोस्टल आर्डर, मनीआर्डर, बैंक ड्राफ्ट आदि द्वारा भुगतान रजिस्टर।
18. आकस्मिक खर्चे का रजिस्टर
19. सर्विस पोस्टेज रजिस्टर
20. प्रयोग किये गये, बाकी पोस्टेज, स्टाम्प रजिस्टर
21. ट्रंक कॉल रजिस्टर
22. पेन्शन आदि आवेदन पत्रों की प्राप्ति एवं निर्णय रजिस्टर
23. पी. डी.एकाउन्ट पास बुक (जहाँ आवश्यक हो)
24. ऋण व पेशगी व्यक्तिगत खाते
25. उपस्थिति पंजिका एवं मूवमेन्ट रजिस्टर
26. स्टेशनरी रजिस्टर (अस्थाई/कन्जुमेबल)
27. निहप्रयोज्य भण्डार एवं खाता रजिस्टर (स्थायी)
28. गबन के मामलों का रजिस्टर
29. एनकेशमेन्ट रजिस्टर
30. ऋण एवं अग्रिमों का

रजिस्टर
31. खर्च की हुई अप्राप्त अग्रिमों का रजिस्टर
32. त्यौहार अग्रिम रजिस्टर
33. खाद्यान्न अग्रिम का रजिस्टर
34. अग्रिम आकस्मिक व्यय एवं विस्तृत
35. आकस्मिक व्यय पंजिका
36. ए.सी./ डी.सी. बिल रजिस्टर
35. फाईल रजिस्टर
36. सेवा पुस्तिका एवं सर्विस रोल पंजिका
37. आयकर फार्म संख्या 16 की पत्रावली
38. रूमवाईज इन्वेंट्री पत्रावली
39. रोकड़ बही विद्यालय विकास कोष
40. पे-पोस्टिंग रजिस्टर (ऑडिट रजिस्टर)

अन्य पंजिकाएँ एवं रजिस्टर -

1. वेतन बिलों की प्रतिलिपियाँ
2. शुल्क वसूली रजिस्टर
3. कोषागार में जमा कराये गये शुल्क का विवरण
4. शुल्क मुक्ति प्रार्थना पत्रों की फाईल
5. मासिक व्यय विवरण की पंजिका
6. अवकाश रजिस्टर
7. छात्रवृत्ति के लिये प्रार्थना पत्र पत्रावली
8. छात्र बकाया रजिस्टर
9. वर्गानुसार छात्र नामांकन विवरण पंजिका

पत्र व्यवहार संबंधित अभिलेख -

1. पत्र प्राप्ति एवं प्रेषण रजिस्टर
2. सर्विस स्टाम्प रजिस्टर
3. डाक पुस्तिका
4. आदेश पुस्तिका
5. विभागीय आदेशों की पत्रावली
6. सार्वजनिक/शैक्षिक परीक्षा अनुज्ञा पत्रावली
7. पोस्टल / रेल्वे पार्सल पुस्तिका
8. अधिकारियों/कर्मचारियों की व्यक्तिगत पत्रावलियाँ
9. वेतन चुकारा प्रपत्र
10.बजट फाईलें (प्रत्येक मद के लिए अलग)
11.विद्यालय निजी पत्रावली
12प्रवेश प्रपत्र पत्रावली
13. वर्ण क्रमानुसार वापसी प्रार्थना-पत्र
14. छात्रवृतियाँ पत्रावली
15.भवन पत्रावली
16. विभागीय विवरण (रिटन्स) पत्रावली
17. समय विभाग चक्र पत्रावली
18. वार्षिक प्रतिवेदन पत्रावली
19. आय व्ययक पत्रावली संशोधित एवं अनुमोदित
20. परीक्षा पत्रावली
21. पाठ्यक्रम पत्रावली
22. खेलकूद पत्रावली
23. छात्रावास (यदि हो) पत्रावली
24. वार्षिक भौतिक सत्यापन पत्रावली
25. फर्नीचर पत्रावली
26. सह शैक्षिक प्रवृत्तियाँ पत्रावली
27. छात्र प्रार्थना-पत्र पत्रावली
28. खाता विवरण एवं हिसाब विवरण पत्रावली
29. निरीक्षण पत्रावली
30. अन्य पत्रावलियाँ जो आवश्यक हों
31. उपयोगिता प्रमाण-पत्र पत्रावली
32. निविदा पत्रावलियाँ
33. जी.पी.एफ. एवं एस.आई. पास बुक
34. विभागीय एवं ए.जी. ऑडिट पत्रावलियाँ

विज्ञान, चित्रकला, कृषि, शारीरिक शिक्षा- आदि का स्टॉक रजिस्टर

1. नष्ट होने योग्य सामान का रजिस्टर
2. ऐसा सामान जो नष्ट नहीं हो सकता
3. खेलकूद के सामान का जमा खर्च रजिस्टर
4. परीक्षा परिणाम रजिस्टर
5. स्थानान्तरण प्रमाण-पत्र रजिस्टर
6. सामान्य समय विभाग चक्र
7. अध्यापक वार समय विभाग चक्र
8. कक्षा वार समय विभाग चक्र
9. गृहकार्य मूल्यांकन समय विभाग चक्र

उच्च प्राथमिक विद्यालय

1. आगन्तुक पुस्तिका
2. अध्यापक डायरी
3. प्रधानाध्यापक पर्यवेक्षण रजिस्टर
4. निरीक्षण पुस्तिका
5. स्टाफ उपस्थिति रजिस्टर
6. केश बुक तथा लेजर
7. वेतन भुगतान प्रपत्र
8. शुल्क रजिस्टर
9. डाक बुक
10. सर्विस पोस्टेज रजिस्टर
11. शुल्क वसूली रजिस्टर
12. शुल्क मुक्ति हेतु प्रार्थना-पत्र रजिस्टर
13. मासिक रिर्टन पत्रावली
14. अवकाश रजिस्टर
15. छात्रवृत्तियों के लिये प्रार्थना-पत्र रजिस्टर
16. स्टेशनरी रजिस्टर
17. पत्र प्राप्ति तथा प्रेषण रजिस्टर

18. विचाराधीन फाईल रजिस्टर
19. डाक बुक
20. आदेश पुस्तिका
21. विभागीय आदेशों की पत्रावली
22. सार्वजनिक परीक्षा फाईल रजिस्टर
23. अन्य फाईलें (जो मा./उ.मा.वि. के लिये है)
24. स्टॉक रजिस्टर
25. पुस्तक प्राप्ति रजिस्टर
26. पुस्तकें अध्यापकों को उधार देने का रजिस्टर
27. पुस्तकें छात्रों को उधार देने का रजिस्टर
28. वर्ष में खरीदी गई पुस्तकों का रजिस्टर
29.

पुस्तकों का विषय वार रजिस्टर
30. छात्र प्रवेश रजिस्टर
31. छात्र उपस्थिति रजिस्टर
32. छात्र प्रगति पुस्तिका
33.परीक्षा परिणाम रजिस्टर
34. स्थानान्तरण प्रमाण-पत्र पुस्तिका
35. सामान्य समय विभाग चक्र
36. अध्यापक वार समय विभाग चक्र
37. कक्षावार समय विभाग चक्र

छात्र सम्बन्धित पंजिकाएँ-

1. प्रवेश पंजिका
2.उपस्थिति पंजिका छात्र/कर्मचारी
3. स्वास्थ्य जांच पंजिका
4. रोकड़ बही
5. स्टॉक रजिस्टर
6. भोजन शाला लेखा पंजिका
7. अभिदर्शक पंजिका
8. आदेश सूचना रजिस्टर

1.3 अभिलेखों का परिरक्षण-

शिक्षा निदेशालय, बीकानेर द्वारा जारी शिक्षा विभागीय नियमावली 1997 के अध्याय 8 (2) के अनुसार शिक्षण संस्थाओं/कार्यालयों में संधारित अभिलेखों के परिरक्षण के लिए जारी अभिलेखों की परिरक्षण अवधि निम्नानुसार
होगी-

एक वर्ष:- अवकाश आवेदन-पत्र, अवकाश रजिस्टर, प्राईवेट ट्यूशन आवेदन-पत्र, प्रकरण लिपिक डायरी, स्मरण डायरी, अवकाशों ओर कार्यालय बन्द रहने संबंधी पत्रावली, जनगणना एवं चुनाव पत्रावली, उत्तर पुस्तिकाएँ, प्रश्न-पत्रों के लिफाफे एवं शेष प्रश्न-पत्र, प्रधानाध्यापक द्वारा शैक्षिक कार्य निरीक्षण, अदेय प्रमाण-पत्र, अनुपस्थिति प्रमाण-पत्र, अध्यापक डायरी, आदेश रजिस्टर।

दो वर्षः - प्राईवेट ट्यूशन हेतु अनुज्ञा रजिस्टर, नियुक्ति हेतु आवेदन पत्र (नियुक्ति नहीं होने पर) संस्थापन सम्बन्धी सूचना तैयार करने सम्बन्धी अभिलेख, छात्रों/अध्यापकों को रियायती टिकिट संबंधी पंजिका, विद्यालय संसद पत्रावली, शाला संगम पत्रावली, शाला क्रीड़ा पत्रावली, अध्यापक- अभिभावक संघ पत्रावली, प्रमाण-पत्र पर प्रतिहस्ताक्षर पत्रावली, रेडक्रोस, एन.एस.एस., एन.सी.सी., स्काउट-गाइड पत्र व्यवहार पत्रावली, परीक्षा केन्द्रपत्रावली.
परीक्षा सम्बन्धी शिकायत पत्रावली।

तीन वर्ष:- अवकाश खाता, लोक सेवा आयोग को आवेदन-पत्र भेजने संबंधित पत्रावली, उपस्थिति रजिस्टर (ऑडिट होने तक आवश्यक), प्रारंभिक जांच, पंच निर्णय और वादकरण के मामले, बैठकों और सम्मेलनों की व्यवस्था,
कार्यग्रहण प्रतिवेदन, प्रतियाँ, प्राप्ति-प्रेषण, रजिस्टर, डाक पुस्तिका, पत्रावली संचालन रजिस्टर, सामान्य पत्र व्यवहार, उत्सव एवं त्यौहार, शिक्षक संघों से पत्र व्यवहार, अल्प बचत योजना संबंधी पंजिका, वृक्षारोपण सम्बन्धी पंजिका, नामांकन अभिवृद्धि, अभियान पंजिका, चरित्र प्रमाण-पत्र जारी करने की पुस्तिका, यात्रा भत्ता बिल रजिस्टर, नियंत्रण प्राधिकारी के प्रति हस्ताक्षर हेतु प्रस्तुत यात्रा भत्ता दावा का रजिस्टर, आकस्मिक प्रभारों का रजिस्टर (ऑडिट होने के बाद), वाहन क्रय/भवन निर्माण हेतु अग्रिम आवेदन-पत्र, बिलों को भुनाने सम्बन्धी रजिस्टर, चिकित्सा प्रति पूर्ति बिल
(संपरीक्षा पूर्ण होने के एक वर्ष पश्चात् जो भी बाद में हो) आदि, मानदेय रजिस्टर

पांच वर्ष :- सेवा पुस्तिका (मृत्यु, सेवानिवृत्ति पेन्शन स्वीकृति के पश्चात् जो भी बाद में हो), सर्विस रोल, व्यक्तिगत पत्रावली-(उपर्युक्तानुसार) सार्वजनिक परीक्षा हेतु विभागीय अनुज्ञा, आवेदन पत्र, भत्तों की पंजिका, शिकायतें एव जांच पत्रावली (निस्तारण होने के एक वर्ष तक) विभागीय जांच, पुनरावलोकन एवं अपील, 80 सीपीसी सरकार के विरुद्ध सिविल वाद, कार्यालय निरीक्षण रिपोर्ट, रिक्त पदों की पूर्ति के सम्बन्ध में पत्राचार, भवन किराये सम्बन्धी (भवन
खाली कराने के बाद), राजकीय आवास आवंटन, राज्य कर्मचारियों से राजकीय भवन किराये सम्बन्धी बकाया राशि (बकाया राशि वसूली के बाद), हड़ताल व धरने सम्बन्धी पत्रावली, विद्यालय में नये विषयों को खोलने की विभागीय स्वीकृति पत्रावली, प्राथ. से उ.प्रा. विद्यालय होने पर पंचायत समिति से पत्र व्यवहार, छात्र उपस्थिति रजिस्टर, छात्रावास
प्रवेश पंजिका, छात्रावास उपस्थिति पंजिका, भोजन शाला व्यवस्था पंजिका, छात्र निधि कोष से भुगतान किये गये बाउचर्स (ऑडिट उपरान्त) छात्र

शुल्क रजिस्टर (ऑडिट उपरान्त), छात्र शुल्क प्राप्ति रसीद बुके (ऑडिट उपरान्त रजिस्टर राशि (ऑडिट उपरान्त), बजट अनुमानों से सम्बन्धी प्रारूप, लेखा बिलों की पर्ची (टी.वी. नं. का इन्द्राज बिलों में करने के बाद), लेखा शीर्षकों द्वारा व्यय दर्शाने वाला रजिस्टर, बजट कन्ट्रोल रजिस्टर,आधिक्य, बचत, अतिरिक्त बजटमाँग पत्रावली, स्थाई अग्रिम लेखे, बिल रजिस्टर, छंटनी रजिस्टर, अवितरित वेतन/भत्तों का रजिस्टर, पोस्टल धनादेश द्वारा किये गए भुगतान का रजिस्टर, आकस्मिक प्रभारों के डी.सी. बिल का रजिस्टर, आकस्मिक बिलों, चेकों के लिए सूचना, आकस्मिक बिल, अन्य बिल, बाउचर अभिस्वीकृतियाँ जो कार्यालयों में रखे हुए है-(ऑडिट होने के पश्चात् एक वर्ष तक) सेवा डाक टिकिटों का स्टॉक रजिस्टर, ट्रंक कॉल रजिस्टर, प्रयुक्त सेवा टिकिट एवं उन्हें हस्तगत दर्शाने वाला रजिस्टर, अपलिखित किए गए अवसूलीय अग्रिमों का रजिस्टर, लॉग बुक, स्वीकृतियों को स्थाई रूप से रखा जाए।

दस वर्षः- विभिन्न प्रशिक्षणों में प्रतिनियुक्त पत्रावली, स्थानान्तरण-नियुक्ति निजी पंजिका, ऋण एवं अग्रिम आवेदन-पत्र, भवन निर्माण हेतु सरकार से प्राप्त सहायता सम्बन्धी पत्रावली, छात्रों की जन्म तिथि परिवर्तन (स्कॉलर रजिस्टर में चस्पा किया जाए), छात्र-छात्राओं के नाम, जाति परिवर्तन, बोर्ड द्वारा मान्यता, अध्ययन ऋण (छात्रों हेतु), छात्र कोष रोकड़ बही, कोशन मनी रजिस्टर, छात्रावास रोकड़ बही, (ऑडिट उपरान्त) वाउचर्स, (ऑडिट उपरान्त), यात्रा
भत्ता बिल (ऑडिट होने के बाद एक वर्ष), चिकित्सा पुर्नभरण बिल।

अन्य :- पेन्शन प्रकरण (सेवानिवृत्ति, पेन्शन स्वीकृति के पश्चात्) 7 वर्ष अमान्य पेन्शन प्रकरण- 25 वर्ष संस्थापन रजिस्टरर्स,- 40 वर्ष, स्कॉलर रजिस्टर- 40 वर्ष, टी.सी. बुक- 40 वर्ष, छात्र ड्यूज रजिस्टर, बकाया की वसूली के बाद, छात्र शुल्क मुक्ति पंजिका- ऑडिट होने तक, छात्र दण्ड पंजिका छात्र के विद्यालय में पढ़नें तक, छात्रों से बकाया शुल्क की प्राप्ति पंजिका- ऑडिट होने तक रसीद बुकें जारी करने का रजिस्टर- ऑडिट होने तक, वेतन बिल और निस्तारण पंजिका 40 वर्ष, अग्रिमों का ब्योरेवार संवितरण लेखा-40 वर्ष, निक्षेपों और प्रतिसंज्ञयों का रजिस्टर20 वर्ष, उधारो और अग्रिमो तथा, विवरण का रजिस्टर-40 वर्ष (पूर्ण वसूली के 5 वर्ष तक)

स्थाई:- वेतन वृद्धि रजिस्टर, पदों का सृजन, भूमि अधिग्रहण, दान में प्राप्त भवन सम्बन्धी अभिलेख, भवन निर्माण में अतिरिक्त निर्माण कार्य, राजकीय आवास, निर्माण, भूमि अवाप्त करने सम्बन्धी, विद्यालय प्रारंभ (खोजनें /
क्रमोन्नत सम्बन्धी, उ.प्रा.वि./मा.वि. में क्रमोन्नति होने पर हस्तान्तरण कार्यवाही पत्रावली, पुस्तकालय-परिग्रहण रजिस्टर विभिन्न-पत्र पत्रिकाओं के इन्द्राज संबंधी रजिस्टर, खोई हुई व नष्ट हुई पुस्तकों का रजिस्टर, बोर्ड परीक्षा
केन्द्र होने पर राशि व्यय का ब्यौरा रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति रजिस्टर, स्टॉक सामग्री प्राप्ति इन्द्राज रजिस्टर, विद्यालय वाहन सम्बन्धी रजिस्टर, रोकड़ बही, चेक, ड्राट, पोस्टर, धनादेश आदि की प्राप्ति और निपटारा रजिस्टर
खाता बही, खाता बही लेखे, रसीद, चैक पुस्तक, प्रयुक्त, आंशिक प्रयुक्त एवं रजिस्टर, रोकड़ चालान, रोकड़ चालान रजिस्टर, विशेष वसूली रजिस्टर, आहरित वेतन एवं भत्तों का रजिस्टर, सरकार/वित्त विभाग द्वारा जारी परिपत्र /
संशोधन पत्रावली, विभागाध्यक्ष द्वारा जारी आदेश, कार्यालयाध्यक्ष द्वारा जारी आदेश पत्रावली आदि।

नोट- संस्था-प्रधान मार्गदर्शिका (मावि/उमावि स्तर) राजस्थान राज्य शैक्षिक अनुसंधान एवं प्रशिक्षण संस्थान , उदयपुर (राजस्थान)-313001 द्वारा प्रकाशित।

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