किसी भी संस्था प्रधान से यह अपेक्षा की जाती है कि वे संस्था प्रधान होने के नाते राजकीय संस्था का संचालन राजकीय नियमानुसार राजकीय आदेशो, नियमो व व्यवस्थाओं के अनुसार करते हुए लक्ष्यों की प्राप्ति हेतु सदैव प्रत्यनशील रहना चाहिए।
संस्था प्रधान द्वारा आवश्यक रूप से निम्नलिखित कार्यो को सदैव पूर्ण रखना चाहिए। इन कार्यो की पूर्णता के अभाव में विपरीत स्तिथियों का सामना करना पड़ सकता है।
1. बिना किसी सूचना के कर्तव्य पर से कदापि अनुपस्थित नही रहें। अवकाश हेतु अवकाश प्रार्थना पत्र अपने नियंत्रण अधिकारी से स्वीकृत करवाया जाना चाहिए। विशेष आकस्मिक स्तिथी में विभाग को ईमेल अथवा अधिकृत व्हाट्सएप को लिखित में सूचित करना व दुरभाष से सन्देश देना अपेक्षित हैं।
2. एक संस्था प्रधान को विभागीय नियमानुसार शिक्षण व पर्यवेक्षण कार्य सम्पादित करना चाहिए एवं इसका लिखित अभिलेख संधारित होना चाहिए।
3. निदेशालय द्वारा जारी आदेशों की पूर्ण पालना सुनिश्चित करनी चाहिए। इस हेतु निदेशालय व विभाग द्वारा जारी आदेशो के अनुसार कार्य करना चाहिए।
4. जी एंड एफ आर के अनुसार वित्तिय व्यवहार करते हुए समयानुसार अभिलेख पूर्ण रखने चाहिए तथा बिना सक्षम स्वीकृति स्वयं के मकान किराया भत्ता, टीए बिल इत्यादि आहरित नही करना चाहिए।
5. संस्था के बाहर प्रतिनियुक्ति पर कार्यरत कार्मिक अथवा स्वयं द्वारा विद्यालय से बाहर विभागीय आदेश से प्रदत दिवसों के उपस्थिति प्रमाण पत्र के अभाव में वेतन आहरण नही करना चाहिए।
6.कार्मिक उपस्थिति रजिस्टर की समस्त रिक्तियों की समयानुसार पूर्ति सुनिश्चित कर उसे अधिकारीगणो के द्वारा निरीक्षण हेतु कार्यालय कक्ष में उपलब्ध रखना चाहिए। उपस्थिति पंजिका में अपने कॉलम में टूर (टी) अंकित कर कर्तव्य स्थल से हटने से पूर्व "मवमेंट रजिस्टर" में प्रविष्टि करनी चाहिए।
7. सम्पूर्ण स्टाफ के साथ संस्था-प्रधान द्वारा स्वयम की दैनन्दिनी का संधारण करना ही चाहिए।
8. स्टाफ द्वारा संधारित दैनन्दिनी का नियमित अवलोकन करना चाहिए एवम उस पर यथायोग्य सुझाव/निर्देश/आदेश के साथ हस्ताक्षर करने चाहिए।
9. अतिरिक्त धनराशि व छात्रवृति की अवितरित राशि चालान से राजकोष से जमा करवाकर रोकड़ पंजिका में प्रविष्ट करना चाहिए।
10. रोकड़ बही एक अत्यंत महत्वपूर्ण कार्यालय अभिलेख है अतः इसे नियमित रूप से संधारित करते हुए इसके शेष के अनुरुप राशि डबल लॉक आलमारी में रखकर निरीक्षण के समय मांगने पर प्रस्तुत करके मिलान करवाना चाहिए।